Zastosowanie karty magnetycznej

Artykuł stanowi kontynuację części II. Zastosowanie karty magnetycznej w urzędzie - Bezpieczny urząd

Część III.  Magazyn i archiwum urzędu

Jak powszechnie wiadomo, magazyn jest miejscem w urzędzie, gdzie składowane są materiały biurowe i sprzęt. Wszyscy pracownicy magazynu ponoszą odpowiedzialność materialną za jego stan i znajdujące się w nim przedmioty. Dlatego ważne jest, aby  w pomieszczeniu tym przebywali wyłącznie uprawnieni do tego pracownicy i żeby istniała możliwość ich szybkiej  identyfikacji.

Zakładowe archiwum jest natomiast miejscem, w którym przechowuje się dokumentację archiwalną, a więc akta i dokumenty, korespondencję, dokumentację finansową, kadrową itp. wymagające odpowiedniego ewidencjonowania, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, co określa ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnych i archiwach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 53,730). Dlatego, podobnie jak w przypadku magazynu, wstęp do pomieszczeń archiwum powinny mieć tylko osoby do tego uprawnione. 

W przeszłości dostęp do pomieszczeń, w których znajdował się magazyn czy archiwum zakładowe, był kontrolowany w sposób tradycyjny, za pomocą zamków i kluczy. Wiązało się to jednak z wieloma niedogodnościami. Po pierwsze, klucz jest dość łatwo dorobić, co zwiększało ryzyko dostępu do tych pomieszczeń osób nieuprawnionych. Z kolei zgubienie klucza często wymuszało wymianę zamka, a niekiedy nawet całych drzwi.

Technologicznym rozwiązaniem tych problemów są odporne na złamanie lub zniszczenie podczas użytkowania laminowane karty magnetyczne do drzwi, które usprawniają system kontroli dostępu do magazynu lub archiwum zakładowego oraz odczyt znajdujących się na nich danych za pomocą czytnika. Karty magnetyczne umożliwiają wstęp tylko uprawnionym pracownikom (szybka identyfikacja) i pozwalają określić, kto i w jakim czasie przebywał w danym pomieszczeniu. W rezultacie, karty eliminują możliwość wejścia do magazynu lub archiwum osób bez nadanych uprawnień, a tym samym ograniczają ryzyko utraty mienia lub ważnych dokumentów.

Karty z paskiem magnetycznym są również przydatne w przypadku autoryzacji i wystawiania dokumentów magazynowych związanych z pobraniem towaru z magazynu przez określonego pracownika. Usprawniają sam proces wydawania towaru z magazynu i skracają kolejki. W przypadku ewentualnej pomyłki, dzięki kartom magnetycznym łatwiej naprawić błąd.

Reasumując, zarówno w przypadku magazynu, jak i prowadzenia  archiwum zakładowego, karta magnetyczna sprawdzi się doskonale jako środek kontroli.